E-Mail-Verteilerlisten für Wissenschaft und Forschung

Häufig gestellte Fragen für Administratoren

Ein Abonnent erhält keine Nachrichten von der Liste

Um den Grund für dieses Problem zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Überprüfen Sie, dass der Benutzer die Liste wirklich abonniert hat, indem Sie die Seite 'Abonnenten verwalten' benutzen.
2. Check the subscriber's message delivery mode; the page about the subscriber is available by clicking on their email address from the members list. When the delivery mode is the 'Digest' mode, it is normal that the subscriber does not receive messages as soon as they are sent.
3. Check that the subscriber's email address is not bouncing on the 'Bounces' page. A subscriber email address is considered to be bouncing when messages sent to it generate error logs (called "bounces"). These errors can be temporary (inbox full, mail server unavailable) or permanent (no email account for the user). In any case, the mailing list server automatically manages the deletion of addresses generating too many errors.
4. Versuchen Sie selbst, eine Nachricht an den Abonnenten zu schicken, um zu überprüfen, ob er sie empfängt.
5. Als letztes Mittel nehmen Sie Kontakt mit dem Listmaster auf, der die Logs des Mailservers überprüfen kann, um den Grund des Problems herauszufinden.
6. E-Mail-Zustellbarkeit optimieren: DMARC-Schutz aktivieren
   Um sicherzustellen, dass E-Mails zuverlässig bei allen Abonnenten einer Liste ankommen, empfehlen wir, den Parameter „Schutzmodi“ unter „DMARC Schutz“ für beste hende Listen auf „alle“ zu setzen.
   Dadurch wird:
   • die From-Adresse des ursprünglichen Absenders durch die Listenadresse ersetzt
   • eine gültige DKIM-Signatur für die Domain @listserv.dfn.de hinzugefügt.
   Vorteile:
   1. Bessere Zustellbarkeit: Mailserver blockieren keine E-Mails mehr, die von externen Absendern stammen, aber eine interne E-Mail-Adresse enthalten.
   2. DKIM-Signatur: Viele Mailserver akzeptieren nur E-Mails mit einer gültigen DKIM-Signatur. Ohne diese könnten E-Mails abgelehnt oder in Quarantäne verschoben werden .
   So konfigurieren Sie den DMARC-Schutz:
   
   1. Melden Sie sich auf https://www.listserv.dfn.de an.
   2. Öffnen Sie die Administrationsseite der betreffenden Liste
   3. Klicken Sie unter "Listenkonfiguration bearbeiten" (im roten Balken) auf "DKIM/DMARC/ARC".
   4. Wählen Sie unter "DMARC-Schutz" -> "Schutzmodi" den Wert "alle" aus und klicken Sie auf "Aktualisieren" am Ende der Seite.
   Hinweise:
   • Die Reply-To-Adresse bleibt unverändert. Bei Listen mit "Absenderadresse" als Antwortadresse werden Antworten weiterhin an den ursprünglichen Absender gesendet.
   • Bei digital signierten E-Mails können Warnmeldungen auftreten, da Absender- und Signiererdaten nicht übereinstimmen.
   Für neue Listen:
   Diese Einstellung ist der Standard für neu erstellte Listen, die auf Vorlagen basieren. Bei Listen, die durch Kopieren bestehender Listen erstellt werden, wird der Wert der U rsprungsliste übernommen.
   

Datenschutzkonforme Konfiguration von Mailinglisten

Bitte beachten Sie bei der Administration Ihrer Mailingliste, dass die Liste so konfiguriert ist, dass die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Insbesondere bei Mailinglisten, die als Newsletter verwendet werden, ist es wichtig, dass die Benutzer der Eintragung in die Mailingliste zustimmen und dass keine personenbezogenen Daten öffentlich sichtbar sind.

Einige wichtige Punkte für datenschutzkonforme Mailingliste sind die folgenden:

Eine Mailingliste, die als Newsletter verwendet wird, muss so konfiguriert sein, dass das Subscribe nur mit Double-Opt-In möglic ist.
Das bedeutet, dass die Teilnehmerin oder der Teilnehmer sich aktiv in die Liste einträgt und im Nachgang die Identität urch eine Bestätigungsmail überprüft wird.
War die Teilnehmerin oder der Teilnehmer bereits auf der Website authentifiziert, erübrigt sich der zweite Schritt, da die Identität bereits bestätigt worden ist.

Die E-Mail-Adressen der Abonnenten dürfen nicht öffentlich sichtbar sein und sollten bei Newslettern auch nur für die Eigentümer der Liste sichtbar sein.

Die Archive der Mailingliste dürfen nicht öffentlich sichtbar sein.

Das Abbestellen der Liste (Unsubscribe) muss für jeden Benutzer möglich sein.

Ein Newsletter muss einen Footer (Nachrichtenfuß) enthalten, in dem Informationen zum Verlassen der Listen enthalten sind.
Für unsignierte E-Mails kann dazu auf der Webseite der Mailingliste die Vorlage für den Footer bearbeitet werden, der dann automatisch an die Antwort angehängt wird.
Bei signierten E-Mails muss der Text des Footers aus technischen GrÃden jeweils vor dem Versand der E-Mail vom Benutzer selbst direkt an den Text der E-Mail angehängt werden.

Wenn die Empfänger schon vor Geltung der DSGVO in den Erhalt eines Newsletters eingewilligt haben, besteht diese Einwilligung fort. Sie können die Mailingliste also weiterverwenden. Wichtig ist, dass die betroffenen Personen nicht ungewollt zur Liste hinzugefügt werden.

Vergabe von Sendeberechtigungen über Adresslisten

Auf dem DFN-Mailinglistenserver gibt es zusätzlich zum Parameter "Wer kann Nachrichten senden" die Möglichkeit, Sendeberechtigungen über die Adresslisten "Blockierte Absender", "Moderierte Absender" und "Erlaubte Absender" zu vergeben.

Mit der Adressliste "Blockierte Absender" können Sie verhindern, dass unerwünschte Absender E-Mails an eine Mailingliste schreiben können.
Mit der Adressliste "Moderierte Absender" können Sie erreichen, dass E-Mails von bestimmten Absendern immer moderiert werden.
Die Adressliste "Erlaubte Absender" ist bei Mailinglisten sinnvoll, in denen nur die Abonnenten Schreibberechtigung haben und Sie können damit dediziert Schreibberechtigung für E-Mail-Adressen vergeben, die nicht Abonnent der Mailingliste sind.

Um als Eigentümer einer Mailingliste Einträge in diese Adresslisten zu machen, gehen Sie auf die Administrationsseite der betroffenen Mailingliste.
Auf dieser Seite finden Sie in der horizontalen roten Navigationsleiste eine vertikale Auswahlliste „Absenderlisten“.
In dieser Auswahlliste können Sie „Blockierte Absender“, „Moderierte Absender“ oder „Erlaubte Absender“ auswählen, um zur entsprechenden Adressliste zu gelangen.

Für den Fall, dass eine E-Mail-Adresse in mehreren Adresslisten eingetragen ist, hat die Adressliste „Blockierte Absender“ die höchste Priorität, gefolgt von der Adressliste mit den „moderierten Absendern“ und den „Erlaubten Absendern“.
Alle 3 Adresslisten haben eine höhere Priorität als der Parameter, der in der Konfiguration der Mailingliste in den „Einstellungen zum Senden/Empfangen“ unter „Wer kann Nachrichten senden“ eingetragen ist.

Da die Funktionen "Erlaubte Absender" und "Moderierte Absender" bisher nur als Plug-in zur Software Sympa zur Verfügung stehen und nicht offizieller Teil der Software sind, sind diese Funktionen leider nicht ganz ideal, was die Webseite und die Funktionalität angehen.
So müssen Sie nach dem Eintragen von Nutzern in die Adresslisten „Moderierte Absender“ und „Erlaubte Absender“ zurück auf die Administrationsseite der Liste gehen, um die horizontale Navigationsleiste wieder angezeigt zu bekommen.
Zudem gibt es keine Möglichkeit, dass die Absender, die in der Liste "Erlaubte Absender" enthalten sind, eine Rückmeldung erhalten, wenn ihre E-Mail über eine Liste verteilt wurde.

Hinzufügen einer Fußzeile zu den E-Mails einer Mailingliste

Wenn Sie eine Fußzeile zu einer Mailingliste hinzufügen möchten, ist es wichtig zu wissen, dass der Sympa-Mailinglistenserver grundsätzlich nur bei nicht-signierten E-Mails die Fußzeile hinzufügt.
Der Grund dafür ist, dass durch das Hinzufügen einer Fußzeile die ursprüngliche Nachricht verändert wird und die Signatur damit nicht mehr gültig wäre .

Um eine Fußzeile hinzuzufügen, klicken Sie auf der Administrationsseite der Liste unter "Listenkonfiguration bearbeiten" auf "Listenvorlagen". Auf dieser Seite klicken Sie auf das Wort "Bearbeiten" links von "Nachrichtenfuß".
Auf der folgenden Seite geben Sie den Text für Nachrichtenfußzeile an und klicken Sie anschließend unten auf "Speichern".

Wenn Sie einen personalisierten Link zum Abmelden von der Liste einfügen möchten, so kann dieser folgendermaßen aussehen:

Um sich von dieser Liste abzumelden, klicken Sie bitte hier: [% wwsympa_url %]/auto_signoff/[% listname %]?email=[% user.email | uri %]

Achtung: Für einen personalisierten Link müssen Sie das Merge-Feature aktivieren. Dazu gehen Sie unter "Listenkonfiguration bearbeiten" auf "Einstellungen zum Senden/Empfangen" und wählen dort unter "Nachrichtenpersonalisierung (merge-feature)" "aktiviert (on)" aus.

Die Standardeinstellung für das Hinzufügen einer Fußzeile oder einer Kopfzeile sieht so aus, dass die Fußzeile als Mime-Anhang an die E-Mail angefügt wird. In manchen E-Mail-Clienten (z.B. Outlook) wird die Fußzeile dann nicht am Ende des Textes angezeigt sondern im Anhang der E-Mail. Wenn Sie möchten, dass die Fußßzeile direkt an den Text angehängt wird, gehen Sie unter "Listenkonfiguration bearbeiten" auf die "Einstellungen zum Senden/Empfangen" und wählen dort unter "Anlagentyp (footer_type)" "append to message body (append)" aus. Das funktioniert unter Umständen aber nur bei E-Mails im Format "plain/text".